Configurare l'Auto Attendant
Questo articolo descrive l’Auto Attendant (risponditore automatico) di EagleMercury, un sistema automatico che consente ai chiamanti di scegliere tra una serie di opzioni premendo i tasti di un telefono a toni. Progettato per essere flessibile, l’Auto Attendant EagleMercury può essere l’elemento centrale del flusso delle chiamate dell’account.
Di solito all’Auto Attendant viene assegnato il numero principale dell’azienda, ma è possibile avere più Auto Attendant multilivello con numeri diversi.
Glossario dei termini dell’Auto Attendant
Sezione intitolata “Glossario dei termini dell’Auto Attendant”| Termine | Definizione |
|---|---|
| Receptionist Group (gruppo di receptionist) | Un gruppo di utenti e/o numeri di telefono incaricato di ricevere le chiamate in arrivo dirette all’Auto Attendant. Il gruppo costituisce il primo livello di instradamento dell’Auto Attendant. Un gruppo di receptionist può avere propri periodi di attività (pianificazione settimanale). |
| Greeting (messaggio di benvenuto) | Un messaggio registrato riprodotto in un punto definito del flusso di chiamata. • Auto Attendant Greeting: viene riprodotto prima che le opzioni del menu diventino attive. Di solito serve a presentare al chiamante le opzioni disponibili. Può essere registrato da telefono o caricato come file audio dal pannello di amministrazione. • Voicemail Greeting: viene riprodotto prima che la chiamata sia indirizzata a una casella vocale. Può essere registrato da telefono o caricato come file audio dal pannello di amministrazione. |
| Dial by extension (selezione per interno) | Consente al chiamante di comporre l’interno della persona che desidera raggiungere mentre è in riproduzione il messaggio di benvenuto dell’Auto Attendant. La funzione può essere disattivata. La sua disponibilità deve essere annunciata nel messaggio di benvenuto. |
| Menu (Business hours) (menu dell’orario lavorativo) | Un insieme di opzioni di instradamento configurabili per costruire il flusso di chiamata desiderato. Comprende un messaggio di benvenuto, la selezione per interno, le opzioni del menu e un’impostazione di timeout. |
| Sub-menu (sottomenu) | Un menu secondario configurabile sotto un’opzione del menu principale dell’Auto Attendant. Un sottomenu può presentare al chiamante altre opzioni, riprodurre un messaggio di benvenuto personalizzato e instradare la chiamata quando scatta il suo timeout. |
| Timeout | L’opzione di instradamento che si attiva quando viene raggiunto il limite di tempo configurato per il menu. Può essere impostato da 1 a 999 secondi. |
| Auto Attendant Voicemail (casella vocale dell’Auto Attendant) | Una casella vocale associata all’Auto Attendant, da non confondere con la casella vocale di un utente o di un hunt group. EagleMercury supporta diversi tipi di casella vocale. |
| PIN | Un codice di accesso numerico usato per proteggere determinate entità. In EagleMercury ogni entità dotata di casella vocale è protetta da un PIN. L’Auto Attendant ha due PIN: • Auto Attendant Greeting PIN: serve a registrare da telefono i messaggi di benvenuto dell’Auto Attendant. • Auto Attendant Voicemail PIN: serve ad accedere alla casella vocale dell’Auto Attendant e a gestirla. |
| Schedule (pianificazione) | Definisce le fasce orarie in cui i menu dell’Auto Attendant sono attivi e disponibili a ricevere chiamate. |
| Event (evento) | Un menu personalizzato dell’Auto Attendant che sostituisce la pianificazione standard. Un evento può essere ricorrente, legato a una festività nazionale o a una data specifica. |
| Call routing override (deviazione dell’instradamento) | Una funzione che consente di reindirizzare tutte le chiamate dell’Auto Attendant verso un numero di telefono o un interno. Particolarmente utile in caso di emergenza. |
Configurare un Auto Attendant
Sezione intitolata “Configurare un Auto Attendant”Una corretta configurazione dell’Auto Attendant è essenziale per un flusso di chiamata efficace. La configurazione comprende i seguenti argomenti:
- come attivare un Auto Attendant;
- come assegnare numeri di telefono aggiuntivi all’Auto Attendant;
- come configurare un gruppo di receptionist sull’Auto Attendant (vedere anche Gruppi di receptionist);
- configurare la pianificazione dell’Auto Attendant;
- configurare l’impostazione di timeout dell’Auto Attendant;
- configurare le opzioni di instradamento di un menu dell’Auto Attendant;
- eliminare o disattivare un menu dell’Auto Attendant;
- gestire gli eventi dell’Auto Attendant;
- registrare e caricare i messaggi di benvenuto dell’Auto Attendant;
- la casella vocale dell’Auto Attendant;
- verificare la configurazione dell’Auto Attendant;
- eliminare un Auto Attendant.