Risorse e utilità: casella vocale

Questo articolo spiega come gestire una casella vocale (Voicemail Box) indipendente, con un proprio interno ed eventualmente un numero di telefono dedicato. Contiene le istruzioni per creare, modificare, consultare, eliminare e disattivare le caselle vocali, inoltrarvi le chiamate, configurarne le impostazioni e ricevere le notifiche.

La casella vocale (Voicemail Box) è una segreteria separata, non associata ad altri oggetti dell’account. Ha un proprio numero di interno e le si può assegnare un numero di telefono.

Le chiamate possono essere inoltrate a una casella vocale da:

• opzioni di menu o impostazioni di timeout di un risponditore automatico (Auto Attendant);
• opzioni di menu o impostazioni di timeout di un gruppo di squillo (Basic o Advanced Hunt Group);
• un interno virtuale (Virtual Extension);
• le impostazioni di inoltro delle chiamate (Call Forwarding) di un utente o di una risorsa generica.

Creare una nuova casella vocale

Per creare una nuova casella vocale:

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore.
2. Nella parte superiore della schermata, andare in Services › EagleMercury.
3. Selezionare Resources & Utilities (risorse e utilità) nel menu di navigazione a sinistra.
4. Fare clic sul pulsante verde Create (Crea).
5. Selezionare Voicemail box.
6. Assegnare un nome (Name) e un numero di interno (Extension number).
7. Impostare il PIN della segreteria.
8. Inserire l’indirizzo email a cui ricevere le notifiche dei messaggi vocali.
9. Impostare la sede (Location) in cui verrà usata la risorsa.
10. Fare clic su Create voicemail box.

Nota

Il numero di caselle vocali per account è illimitato.

Modificare le impostazioni

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore.
2. Nella parte superiore della schermata, andare in Services › EagleMercury.
3. Selezionare Resources & Utilities nel menu di navigazione a sinistra.
4. Fare clic sul nome della casella vocale.

Nella scheda General (generale) è possibile:

• aggiornare il nome (Name);
• cambiare l’interno (Extension);
• assegnare un numero di telefono (Phone number) per la chiamata diretta da altri operatori;
• cambiare la sede (Location).

Nota

Se si modifica qualcosa in questa scheda, fare clic su Save Changes prima di passare a un’altra scheda.

Per configurare e gestire le impostazioni e le notifiche della segreteria:

1. Selezionare la voce Voicemail settings nel menu a sinistra. Si apre la pagina di gestione delle impostazioni della segreteria.
2. In Voicemail settings è possibile:

   • Scegliere il messaggio di benvenuto: selezionare un messaggio preregistrato o caricarne uno nuovo dal menu a discesa accanto a Greeting.

   • Reimpostare il PIN della segreteria: fare clic su Reset e seguire la procedura per impostare un nuovo PIN.

   • Impostare il numero dell’operatore: la sezione Operator number permette di impostare il numero che viene chiamato se il chiamante preme 0 durante il messaggio di benvenuto. Se non è configurato, compare la dicitura Not setup, su cui fare clic per configurarlo.

   • Attivare o disattivare l’eliminazione automatica dei messaggi: selezionare la casella Autodelete voicemail after per eliminare automaticamente i messaggi vocali dopo un determinato numero di giorni, da indicare nel campo apposito.

     Nota

     Lo spazio massimo per i messaggi vocali è 50 MB, indipendentemente dal periodo di conservazione. Se il limite viene superato, i nuovi messaggi vocali non vengono salvati.

   • Attivare la trascrizione dei messaggi vocali: selezionando questa casella i messaggi vocali vengono trascritti in testo.

   • Attivare e configurare le notifiche email per i nuovi messaggi vocali: inserire l’indirizzo email desiderato nel campo Email for voicemail. In questa sezione è possibile:

     • includere nell’email la trascrizione del messaggio selezionando la casella Include voicemail transcription;
     • allegare all’email il file audio del messaggio selezionando la casella Include voicemail file;
     • eliminare i messaggi vocali dal server (Delete Voicemails on Server): selezionando questa opzione, il messaggio viene eliminato dal server dopo l’invio della notifica;
     • contrassegnare il messaggio come letto dopo l’invio della notifica (Mark voicemail as read after notification sent) selezionando la relativa casella;
     • attivare la notifica via SMS dei messaggi vocali: selezionare la casella Send SMS notification per ricevere un SMS quando arriva un nuovo messaggio vocale, e inserire il numero di telefono su cui ricevere le notifiche.

Dopo aver configurato le impostazioni della segreteria, fare clic sul pulsante Save changes in fondo alla pagina per applicare tutte le modifiche.

Consultare i messaggi vocali

I messaggi vocali si possono consultare nei seguenti modi:

1. Ricevendo le notifiche via email.
2. Da un telefono dell’account:
   1. Comporre * seguito dall’interno da un qualsiasi telefono dell’account.
   2. Premere # quando inizia il messaggio di benvenuto della segreteria.
   3. Digitare l’interno seguito da #.
   4. Digitare il PIN seguito da #.
   5. Si accede alla modalità comandi (Command Mode):
      1. premere 1 per ascoltare i nuovi messaggi vocali;
      2. premere 2 per ascoltare i messaggi già ascoltati;
      3. premere 3 per le opzioni personali, che permettono anche di aggiornare il messaggio di benvenuto della segreteria.
3. Dall’interfaccia web:
   1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore.
   2. Nella parte superiore della schermata, andare in Services › EagleMercury.
   3. Selezionare Resources & Utilities nel menu di navigazione a sinistra.
   4. Fare clic sul nome della casella vocale.
   5. Aprire la scheda Voicemails (messaggi vocali).
   6. Da qui è possibile riprodurre (Play), scaricare (Download) e inoltrare (Forward) il messaggio vocale.

Eliminare una casella vocale

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore.
2. Nella parte superiore della schermata, andare in Services › EagleMercury.
3. Selezionare Resources & Utilities nel menu di navigazione a sinistra.
4. Selezionare la casella vocale da eliminare.
5. Fare clic su Delete (Elimina).

Disattivare una casella vocale

La segreteria può essere disattivata per gli utenti dell’account e per i seguenti servizi:

• risorse (Resources);
• gruppi di squillo (Basic e Advanced Hunt Group);
• risponditori automatici (Auto Attendant).

Per disattivare la segreteria:

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore.
2. Nella parte superiore della schermata, andare in Services › EagleMercury.
3. Aprire le impostazioni della segreteria dell’utente o del servizio per cui si vuole disattivarla.
4. Disattivare l’opzione Enable voicemail.