Risorse e utilità: interno virtuale

Questo articolo descrive come creare e configurare gli interni virtuali (Virtual Extension) per instradare le chiamate in modo efficiente. Gli argomenti principali sono la creazione di un nuovo interno virtuale, la modifica delle impostazioni o l’eliminazione di un interno virtuale e la configurazione della composizione in due fasi (Two-Stage Dialing) per l’accesso a un bridge di conferenza.

Gli interni virtuali offrono un modo semplice di instradare le chiamate per mettere in contatto i chiamanti con persone o servizi interni o esterni.

Gli interni virtuali possono essere usati per:

• creare un numero di interno da inoltrare a un cellulare o a un numero alternativo, per un dipendente o collaboratore che non è un utente dell’account EagleMercury o non ha un dispositivo sull’account;
• automatizzare la composizione di uno specifico numero di telefono o servizio, ad esempio chiamare il numero di una conferenza e inserire automaticamente il PIN;
• aggiungere alla rubrica per nome (Dial By Name) del risponditore automatico una persona che non ha un telefono EagleMercury.

Questo articolo guida gli amministratori dell’account nella creazione e nella configurazione di un nuovo interno virtuale.

Creare un nuovo interno virtuale

Per creare un nuovo interno virtuale:

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore e aprire EagleMercury.
2. Nella barra laterale sinistra di EagleMercury, aprire Resources & Utilities (risorse e utilità).
3. Fare clic sul pulsante verde + Create (Crea).
4. Nel menu a discesa scegliere Virtual Extension.
5. Si apre una finestra di dialogo. Verificare che sia selezionato Virtual Extension e fare clic su Proceed (Procedi).
6. Assegnare un nome (Name) e un numero di interno (Extension Number).
7. Selezionare il tipo di destinazione in Route to (instrada a): Phone Number (numero di telefono) o Extension (interno).
   • Selezionando Phone Number è possibile digitare il numero di telefono a cui inoltrare le chiamate. Non è necessario che il numero sia gestito da EagleMercury: se serve, può essere un numero di un altro servizio.
   • Selezionando Extension compare un campo di testo in cui inserire un qualsiasi interno attualmente assegnato a un utente o a un servizio dell’account.
8. Aggiungere i comandi di composizione in due fasi (Two-Stage Dialing) da eseguire dopo la risposta del numero di destinazione (vedere la sezione Composizione in due fasi). Facendo clic su + Add (Aggiungi) è possibile scegliere una di due opzioni:
   • Pause 2 Seconds: dopo la risposta, l’interno virtuale attende 2 secondi prima di collegare il chiamante alla destinazione Route to.
   • Enter Characters: compare una casella di testo in cui inserire cifre aggiuntive che, dopo la risposta, vengono inviate come toni DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency).
9. Selezionare Disable in Music on Hold per disattivare la musica di attesa per i dispositivi EagleMercury che chiamano questo interno virtuale.
10. Impostare la sede (Location) in cui verrà usata la risorsa.
11. Fare clic su Create Virtual Extension.

Si torna alla scheda Resources & Utilities, in cui compare il nuovo interno virtuale.

Modificare un interno virtuale

Per accedere alle impostazioni generali dell’interno virtuale:

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore e aprire EagleMercury.

2. Nella barra laterale sinistra di EagleMercury, selezionare Resources & Utilities.

3. Selezionare il nome dell’interno virtuale.

4. Si apre la pagina dell’interno virtuale, con diverse schede a sinistra.

5. Nella scheda General (generale) è possibile:

   • aggiornare il nome (Name);
   • cambiare l’interno (Extension);
   • assegnare un numero di telefono (Phone Number) per la chiamata diretta da altri operatori;
   • cambiare la sede (Location).

   Nota

   Se si modifica qualcosa in questa scheda, fare clic su Save Changes prima di passare a un’altra scheda.

6. Nella scheda Route to è possibile:

   • aggiornare il tipo di destinazione Route to e modificare il numero di telefono (Phone Number) o l’interno (Extension);
   • aggiornare i comandi di composizione in due fasi (Two-Stage Dialing), descritti nella sezione Composizione in due fasi;
   • selezionare Disable in Music on Hold per disattivare la musica di attesa per i dispositivi EagleMercury che chiamano questo interno virtuale;
   • impostare un tempo di Timeout in secondi, nel caso in cui la destinazione Route to a cui si inoltrano le chiamate non risponda o abbia una segreteria o un servizio di risposta;
   • impostare l’azione Timeout to (destinazione allo scadere del timeout):
     • Hang Up (riaggancia);
     • User or Resource (utente o risorsa);
     • Auto Attendant (risponditore automatico);
     • Hunt Group (gruppo di squillo);
     • Advanced Hunt Group (gruppo di squillo avanzato);
     • Company Voicemail (segreteria aziendale);
   • accedere al Conference Bridge Portal (portale del bridge di conferenza);
   • cambiare la sede (Location).

   Nota

   Se si modifica qualcosa in questa scheda, fare clic su Save Changes prima di passare a un’altra scheda.

7. La scheda Outbound Caller ID permette di modificare l’identificativo del chiamante mostrato alla destinazione Route To. Sono disponibili le seguenti opzioni:

   • ID from Incoming Call: usa il numero identificativo del chiamante originale.

     Importante

     Se l’interno virtuale è impostato come una delle opzioni di un risponditore automatico, l’identificativo mostrato è quello impostato per il risponditore automatico e non quello del chiamante effettivo.

   • Virtual Extension Direct Inward Dialing: usa il numero di telefono dell’interno virtuale (se assegnato nella scheda General).

   • User or Service Number: selezionare nel menu a discesa un utente o un servizio e usare il suo numero di telefono come identificativo del chiamante.

   • Any Phone Number: usa un numero di telefono specifico, inserito nel campo di testo.

   • Block Outbound Caller ID: nasconde l’identificativo del chiamante alla destinazione Route To.

   Nota

   Se si modifica qualcosa in questa scheda, fare clic su Save Changes prima di passare a un’altra scheda.

Eliminare un interno virtuale

Per eliminare un interno virtuale:

1. Accedere al pannello di amministrazione come amministratore e aprire EagleMercury.
2. Nella barra laterale sinistra di EagleMercury, selezionare Resources & Utilities.
3. Selezionare l’interno virtuale da eliminare.
4. Fare clic su Delete (Elimina).

Composizione in due fasi

Durante la creazione o la modifica di un interno virtuale è possibile aggiungere sequenze di composizione successive alla risposta, che automatizzano l’invio di comandi DTMF, ad esempio l’inserimento del codice della conferenza dopo aver chiamato un bridge di conferenza.

Per la composizione in due fasi (Two-Stage Dialing) sono disponibili due opzioni:

• Pause 2 Seconds: dopo la risposta, l’interno virtuale attende 2 secondi prima di eseguire qualsiasi azione, come comporre caratteri o collegare il chiamante originale alla chiamata.
• Enter Characters: compare una casella di testo in cui inserire cifre aggiuntive che, dopo la risposta, vengono inviate come toni DTMF.

Nota

La stringa di composizione successiva alla risposta è limitata a un massimo di 40 caratteri (cifre) e ogni azione aggiunta aumenta il numero di caratteri:

• Pause 2 Seconds: ogni pausa aggiunta vale 1 carattere del codice totale;
• Enter Characters: ogni carattere o cifra inserito nel campo di testo vale 1 carattere della stringa totale.

Configurare un interno virtuale per partecipare come ospite a un bridge di conferenza

Durante la creazione o la modifica dell’interno virtuale:

1. Selezionare Extension come destinazione Route to e inserire nel campo di testo l’interno del bridge di conferenza.
   • In alternativa, selezionare Phone Number come destinazione Route to e inserire il numero del bridge di conferenza.
2. Fare clic su + Add in Two-Stage Dialing.
   • L’azione predefinita creata è Pause 2 Seconds. È consigliabile usarla come prima azione: dopo la risposta del bridge di conferenza, attende 2 secondi prima di comporre il PIN della conferenza, così il bridge ha il tempo di arrivare alla richiesta di inserimento del PIN prima che venga composto il codice.
3. Fare di nuovo clic su + Add in Two-Stage Dialing per aggiungere una seconda azione.
   • Viene aggiunta una seconda azione Pause 2 Seconds: fare clic sulla freccia verso il basso a destra e selezionare Enter Characters.
   • Inserire il codice organizzatore o ospite del bridge di conferenza, seguito da un cancelletto # (esempio: 485216#).
4. Selezionare la casella Disable in Music on Hold per disattivare la musica di attesa per il chiamante in entrata (funziona solo con i dispositivi EagleMercury che effettuano la chiamata).
5. Lasciare il tempo di Timeout a 60 secondi e l’azione Timeout To predefinita su Hang Up: il bridge di conferenza risponde sempre entro i primi 2-5 secondi, quindi l’opzione di timeout non verrà mai usata.

A questo punto, quando l’interno virtuale viene chiamato direttamente tramite il suo numero di telefono, raggiunto con il suo numero di interno dal risponditore automatico o tramite trasferimento diretto, l’interno chiama il bridge di conferenza. Attendere la risposta della conferenza: dopo la risposta, l’interno attende 2 secondi, compone il codice della conferenza e preme # per accedere automaticamente.